ABOVEIT

Tietotyön Pelikirja Microsoft 365 -palvelulle

Moni organisaatio kamppailee tietotyönsä kanssa. Siirtymä Microsoft 365 -palveluiden käyttöön on usein tehty IT-vetoisesti ilman kunnollista perehdytystä ja koulutusta loppukäyttäjille. Teams -tiimien määrä on saattanut karata käsistä nimeämiskäytänteistä tai omistajatiedoista puhumattakaan. Copilotkaan ei tuo oikotietä onneen tiedon löytämiseksi, koska sen käsittelemä tieto on osittain jo vanhentunutta puutteellisten säilytyskäytänteiden ja sovittujen sijaintipaikkojen takia. Osaamistaso vaihtelee usein myös organisaatiossa. Osa työntekijöistä osaa hyödyntää moderneja työvälineitä tehokkaasti, kun taas osa kokee tarvitsevansa opastusta niiden käyttöön. Ratkaisuksi haasteisiin on luoda tietotyön pelikirja, joka tarjoaa ohjeistukset ja parhaat käytännöt tietotyön sujuvoittamiseksi ja tehostamiseksi organisaatiossa.

 

Tietotyön Pelikirja

Tietotyötä tehdään yhdessä. Onkin tärkeää, että organisaatiolla on yhteisesti sovitut pelisäännöt ja mallit eri työvälineillä työskentelyyn ja viestintään. Tietotyön pelikirja on yhteisesti sovittu työskentelymalli, jonka ansiosta työskentely on sujuvampaa, tehokkaampaa ja tietoturvallisempaa. Jotta tietotyön pelikirjasta saadaan onnistunut hanke, on tärkeää, että sitä varten perustettavaan projektiryhmään otetaan mahdollisimman laaja otanta organisaation eri osa-alueilta. Pelikirjan suunnittelu ja jalkautus ei missään nimessä ole yksin tietohallinnon asia.

Mistä Tietotyön Pelikirja koostuu?

Projektiryhmän tulisi aluksi miettiä tavoitteet pelikirjalle. Mitä pelikirjalla halutaan saavuttaa. Onko se esimerkiksi tietotyön sujuvuuden parantaminen, tietotyön muuttaminen tekoälytyökaluilla, tietoturvan ja tietosuojan huomioiva työskentely, Teams -tiimien rakenteen selkeytys tai jotain muuta. Projektin alussa olisi hyvä toteuttaa käyttäjäkysely, jonka tarkoituksena on saada selville mahdolliset kipupisteet ja koulutustarpeet, joihin erityisesti pelikirjassa ja sen jalkautuksessa tulisi ottaa kantaa. Tuloksien perusteella pelikirjassa osataan ottaa huomioon juuri ne omassa organisaatiossa vaadittavat asiat.

Pelikirjan rakenteeseen ei ole yhtä oikeaa mallia, vaan se muodostuu kunkin organisaation tarpeista. Tavoitteiden asettaminen ja käyttäjäkysely toimivat hyvänä pohjana suunnittelussa.  Ei kannata kuitenkaan lähteä haukkaamaan liian isoa palaa kerralla, jotta vältytään siltä, ettei sitä saada koskaan julkaistua. Pelikirjaa voi ja tuleekin kehittää jatkuvana prosessina.

Aihe-alueina pelikirja voi esimerkiksi sisältää:

Dokumenttien hallinta ja jakaminen: Dokumenttien nimeämiskäytänteet, mitä tietoa missäkin säilytetään. Miten dokumentteja voi ja tulisi jakaa organisaation sisällä ja sidosryhmille.

Tekoälyn hyödyntäminen: Miten hyödyntää tekoälyä omassa työssään. Pelisäännöt organisaation dokumenttien käsittelylle eri tekoälytyökaluilla.

Yhteistyö ja viestintä: Ohjenuorat yhteistyön tekemiselle ja mitä välineitä siihen käytetään. Miten viestintää toteutetaan eri välineillä. Mikä tai mitkä ovat organisaation viralliset tiedotuskanavat. Kuinka kanssaihmiset tulisi huomioida päivittäisessä työskentelyssä ja viestinnässä.

Tietoturvakäytänteet: Miten tietoa voidaan turvallisesti jakaa. Mitä asioita sensitiivisen tiedon käsittelyssä tulee huomioida.

Teams -tiimien rakenne: Miten Teams -tiimit ja kanavat on rakennettu ja tarkoitettu käytettäväksi. Mitä asioita kussakin on tarkoitus käsitellä. Käytänteet missä tilanteissa luodaan uusi Teams -tiimi ja missä uusi kanava olemassa olevan tiimin alle. Tiimien asetukset ja nimeämiskäytänteet niin ulkoiseen sidosryhmätyöskentelyyn kuin ainoastaan sisäiseen käyttöön tarkoitettujen osalta.

Tietotyön pelikirjan jalkautus

Tietotyön pelikirjan jalkautukseen organisaatiossa tulee kiinnittää erityisesti huomioita. Jalkautuksessa on kyse tietotyön muutoksesta, johon tarvitaan johdon sitoutumista. Muutoksen jalkauttaminen voi olla pitkäkin prosessi organisaatiosta riippuen. Jotta koko organisaatio saadaan sitoutumaan yhteiseen muutokseen, projektille tarvitaan ryhmähenkeä nostattava sponsori, joka tyypillisesti on organisaation johtoryhmästä. Lisäksi jalkautuksessa tulee huomioida, miten tietotyötä muuttavat koulutukset järjestetään. Valitaanko organisaatiolle tietotyön lähettiläät, joiden puoleen loppukäyttäjät voivat ensisijaisesti kääntyä tietotyön muutokseen liittyvissä kysymyksissä.

Tietohallinnon vastuu

Tietohallinnon vastuulla on tarjota puitteet tietoturvalliselle ja tietosuojan huomioivalle tietotyölle. Jotta tietohallinto onnistuu tässä tehtävässä, on erityisen tärkeää, että näkyvyys ja seuranta tietoturvan sekä tietosuojan tilaan on olemassa. Teknologia- ja kumppanivalinnoissa tulisi huomioida nämä asiat ja pyrkiä rakentamaan malli tietotyön hallinnalle, jossa päätöksiä tehdään aitoon tietoon perustuen. Tietohallinto vastaa usein myös koulutuksien järjestämisestä. Esimerkiksi säännölliset ”aamukahvi” -tyyppiset lyhyet tietoiskut on todettu monessa paikassa hyödyllisiksi ja riittäväksi tavaksi koulutuksille.

Yhteenveto

Tietotyön pelikirja on koko organisaation yhteinen asia. Sen avulla organisaatio välttää yleisimmät sudenkuopat kuten epäselvyydet missä mitäkin tietoa säilytetään, miten organisaatiossa viestitään ja miten tietoturva ja tietosuoja tulee huomioida tiedon käsittelyssä. Yhteisillä pelisäännöillä selkeytetään toimintamalleja ja luodaan parempaa pohjaa työhyvinvointiin.

Me Above IT:llä olemme auttaneet organisaatioita tietotyön pelikirjatoteutuksissa. Myös meidän PilviCapo -hallitun pilven palvelumme on rakennettu tukemaan ja tehostamaan Microsoft 365 -palveluiden käytettävyyttä, tietoturvaa sekä tietosuojaa organisaatiossa. Voit tutustua palveluumme tarkemmin täältä.

Hae sivuilta: