Muchas organizaciones luchan con su trabajo del conocimiento. La transición al uso de los servicios de Microsoft 365 se ha realizado a menudo desde el departamento de TI sin una introducción y formación adecuadas para los usuarios finales. El número de equipos de Teams puede haberse descontrolado, sin mencionar las convenciones de nomenclatura o la información de propietarios. Ni siquiera Copilot ofrece un atajo a la felicidad para encontrar información, porque la información que procesa ya está parcialmente obsoleta debido a prácticas de almacenamiento deficientes y ubicaciones acordadas. El nivel de competencia también varía a menudo en la organización. Algunos empleados saben aprovechar las herramientas modernas de manera eficaz, mientras que otros sienten que necesitan orientación para su uso. La solución a estos desafíos es crear un manual de trabajo del conocimiento que proporcione directrices y mejores prácticas para agilizar y mejorar la eficiencia del trabajo del conocimiento en la organización.
Manual de Trabajo del Conocimiento
El trabajo del conocimiento se realiza en conjunto. Por tanto, es importante que la organización tenga reglas y modelos acordados conjuntamente para trabajar y comunicarse con diferentes herramientas. El manual de trabajo del conocimiento es un modelo de trabajo acordado conjuntamente, gracias al cual el trabajo es más fluido, eficaz y seguro. Para que el manual de trabajo del conocimiento sea un proyecto exitoso, es importante que el grupo de proyecto establecido para ello incluya una muestra lo más amplia posible de las diferentes áreas de la organización. El diseño e implementación del manual no es en absoluto únicamente asunto del departamento de TI.
¿De qué se compone el Manual de Trabajo del Conocimiento?
El grupo de proyecto debería considerar primero los objetivos del manual. Qué se quiere lograr con el manual. ¿Es, por ejemplo, mejorar la fluidez del trabajo del conocimiento, transformar el trabajo del conocimiento con herramientas de inteligencia artificial, trabajo que considere la seguridad de la información y la protección de datos, clarificar la estructura de los equipos de Teams o algo más? Al inicio del proyecto sería bueno realizar una encuesta de usuarios, cuyo propósito es descubrir posibles puntos problemáticos y necesidades de formación que deberían abordarse especialmente en el manual y su implementación. Basándose en los resultados, el manual podrá tener en cuenta precisamente aquellos aspectos requeridos en la propia organización.
No existe un modelo único correcto para la estructura del manual, sino que se forma según las necesidades de cada organización. El establecimiento de objetivos y la encuesta de usuarios sirven como buena base en la planificación. Sin embargo, no conviene intentar abarcar demasiado de una vez, para evitar que nunca llegue a publicarse. El manual puede y debe desarrollarse como un proceso continuo.
Como áreas temáticas, el manual puede incluir, por ejemplo:
Gestión y compartición de documentos: Convenciones de nomenclatura de documentos, qué información se almacena en cada lugar. Cómo se pueden y deben compartir documentos dentro de la organización y con grupos de interés.
Aprovechamiento de la inteligencia artificial: Cómo aprovechar la inteligencia artificial en el propio trabajo. Reglas para el procesamiento de documentos de la organización con diferentes herramientas de inteligencia artificial.
Colaboración y comunicación: Directrices para la colaboración y qué herramientas se utilizan para ello. Cómo se implementa la comunicación con diferentes herramientas. Cuál o cuáles son los canales oficiales de comunicación de la organización. Cómo se debe considerar a los compañeros en el trabajo diario y la comunicación.
Prácticas de seguridad de la información: Cómo se puede compartir información de manera segura. Qué aspectos deben considerarse en el procesamiento de información sensible.
Estructura de equipos de Teams: Cómo están construidos los equipos y canales de Teams y están destinados a ser utilizados. Qué asuntos se pretende tratar en cada uno. Prácticas sobre en qué situaciones se crea un nuevo equipo de Teams y en cuáles un nuevo canal bajo un equipo existente. Configuraciones de equipos y convenciones de nomenclatura tanto para el trabajo con grupos de interés externos como para aquellos destinados únicamente al uso interno.
Implementación del manual de trabajo del conocimiento
Se debe prestar especial atención a la implementación del manual de trabajo del conocimiento en la organización. La implementación se trata de un cambio en el trabajo del conocimiento, que requiere el compromiso de la dirección. La implementación del cambio puede ser un proceso largo dependiendo de la organización. Para que toda la organización se comprometa con el cambio común, el proyecto necesita un patrocinador que eleve el espíritu de equipo, que típicamente proviene del equipo directivo de la organización. Además, en la implementación se debe considerar cómo se organizan las formaciones que cambian el trabajo del conocimiento. ¿Se eligen embajadores del trabajo del conocimiento para la organización, a quienes los usuarios finales pueden dirigirse principalmente con preguntas relacionadas con el cambio en el trabajo del conocimiento?
Responsabilidad del departamento de TI
Es responsabilidad del departamento de TI proporcionar el marco para un trabajo del conocimiento seguro y que considere la protección de datos. Para que el departamento de TI tenga éxito en esta tarea, es especialmente importante que exista visibilidad y seguimiento del estado de la seguridad de la información y la protección de datos. En las decisiones de tecnología y socios se deben considerar estos aspectos y procurar construir un modelo para la gestión del trabajo del conocimiento, donde las decisiones se tomen basándose en información real. El departamento de TI a menudo también es responsable de organizar las formaciones. Por ejemplo, las breves sesiones informativas regulares tipo «café matutino» han demostrado ser útiles y una forma suficiente de formación en muchos lugares.
Resumen
El manual de trabajo del conocimiento es un asunto común de toda la organización. Con él, la organización evita las trampas más comunes como las ambigüedades sobre dónde se almacena qué información, cómo se comunica en la organización y cómo se debe considerar la seguridad de la información y la protección de datos en el procesamiento de información. Con reglas comunes se clarifican los modelos operativos y se crea una mejor base para el bienestar laboral.
Nosotros en Above IT hemos ayudado a organizaciones en implementaciones de manuales de trabajo del conocimiento. También nuestro servicio de nube gestionada PilviCapo está construido para apoyar y mejorar la usabilidad, seguridad de la información y protección de datos de los servicios de Microsoft 365 en la organización. Puede conocer nuestro servicio más detalladamente aquí.