Viele Organisationen kämpfen mit ihrer Wissensarbeit. Der Übergang zur Nutzung von Microsoft 365-Diensten erfolgt oft IT-gesteuert, ohne angemessene Einarbeitung und Schulung für die Endbenutzer. Die Anzahl der Teams-Teams kann außer Kontrolle geraten sein, ganz abgesehen von Benennungspraktiken oder Eigentümerinformationen. Auch Copilot bietet keinen Königsweg zur Informationsfindung, da die von ihm verarbeiteten Informationen aufgrund unzureichender Aufbewahrungspraktiken und festgelegter Speicherorte teilweise bereits veraltet sind. Auch das Kompetenzniveau variiert oft innerhalb der Organisation. Einige Mitarbeiter können moderne Arbeitsmittel effektiv nutzen, während andere das Gefühl haben, Anleitung für deren Verwendung zu benötigen. Die Lösung für diese Herausforderungen ist die Erstellung eines Playbooks für Wissensarbeit, das Anleitungen und Best Practices zur Optimierung und Effizienzsteigerung der Wissensarbeit in der Organisation bietet.
Playbook für Wissensarbeit
Wissensarbeit wird gemeinsam erledigt. Es ist wichtig, dass die Organisation gemeinsam vereinbarte Regeln und Modelle für die Arbeit mit verschiedenen Tools und für die Kommunikation hat. Ein Playbook für Wissensarbeit ist ein gemeinsam vereinbartes Arbeitsmodell, das die Arbeit reibungsloser, effizienter und sicherer macht. Damit das Playbook für Wissensarbeit ein erfolgreiches Projekt wird, ist es wichtig, dass die dafür einzurichtende Projektgruppe einen möglichst breiten Querschnitt der verschiedenen Bereiche der Organisation umfasst. Die Planung und Implementierung des Playbooks ist keineswegs alleinige Angelegenheit der IT-Verwaltung.
Woraus besteht das Playbook für Wissensarbeit?
Die Projektgruppe sollte zunächst die Ziele für das Playbook festlegen. Was soll mit dem Playbook erreicht werden? Ist es beispielsweise die Verbesserung der Effizienz der Wissensarbeit, die Transformation der Wissensarbeit mit KI-Tools, ein datenschutz- und sicherheitskonformes Arbeiten, die Klärung der Struktur von Teams-Teams oder etwas anderes? Zu Beginn des Projekts wäre es ratsam, eine Benutzerumfrage durchzuführen, um mögliche Schwachstellen und Schulungsbedarfe zu ermitteln, die insbesondere im Playbook und dessen Implementierung berücksichtigt werden sollten. Basierend auf den Ergebnissen können im Playbook genau die Aspekte berücksichtigt werden, die in der eigenen Organisation erforderlich sind.
Es gibt kein einziges richtiges Modell für die Struktur des Playbooks; es ergibt sich aus den Bedürfnissen jeder Organisation. Die Festlegung von Zielen und eine Benutzerumfrage dienen als gute Grundlage für die Planung. Es ist jedoch ratsam, nicht zu viel auf einmal anzugehen, um zu verhindern, dass es nie veröffentlicht wird. Das Playbook kann und sollte als kontinuierlicher Prozess entwickelt werden.
Als Themenbereiche kann das Playbook beispielsweise Folgendes enthalten:
Dokumentenverwaltung und -freigabe: Benennungspraktiken für Dokumente, welche Informationen wo gespeichert werden. Wie Dokumente innerhalb der Organisation und mit Stakeholdern geteilt werden können und sollten.
Nutzung von Künstlicher Intelligenz: Wie man KI in der eigenen Arbeit nutzt. Regeln für die Verarbeitung von Organisationsdokumenten mit verschiedenen KI-Tools.
Zusammenarbeit und Kommunikation: Richtlinien für die Zusammenarbeit und welche Tools dafür verwendet werden. Wie Kommunikation mit verschiedenen Tools umgesetzt wird. Was oder welche sind die offiziellen Kommunikationskanäle der Organisation. Wie Kollegen in der täglichen Arbeit und Kommunikation berücksichtigt werden sollten.
Sicherheitspraktiken: Wie Informationen sicher geteilt werden können. Welche Aspekte bei der Verarbeitung sensibler Daten zu beachten sind.
Struktur der Teams-Teams: Wie Teams-Teams und Kanäle aufgebaut und zur Nutzung vorgesehen sind. Welche Themen in jedem behandelt werden sollen. Praktiken, in welchen Situationen ein neues Teams-Team und in welchen ein neuer Kanal unter einem bestehenden Team erstellt wird. Team-Einstellungen und Benennungspraktiken sowohl für die externe Zusammenarbeit mit Stakeholdern als auch für solche, die ausschließlich für den internen Gebrauch bestimmt sind.
Implementierung des Playbooks für Wissensarbeit
Der Implementierung des Playbooks für Wissensarbeit in der Organisation sollte besondere Aufmerksamkeit geschenkt werden. Bei der Implementierung handelt es sich um eine Veränderung der Wissensarbeit, die das Engagement der Führungsebene erfordert. Die Implementierung der Veränderung kann je nach Organisation ein langer Prozess sein. Damit sich die gesamte Organisation zu der gemeinsamen Veränderung bekennt, benötigt das Projekt einen Sponsor, der den Teamgeist fördert und typischerweise aus der Geschäftsleitung der Organisation stammt. Darüber hinaus ist bei der Implementierung zu berücksichtigen, wie Schulungen zur Veränderung der Wissensarbeit organisiert werden. Werden für die Organisation Botschafter für Wissensarbeit ausgewählt, an die sich Endbenutzer bei Fragen zur Veränderung der Wissensarbeit primär wenden können?
Verantwortung der IT-Verwaltung
Es liegt in der Verantwortung der IT-Verwaltung, den Rahmen für eine sichere und datenschutzkonforme Wissensarbeit zu schaffen. Damit die IT-Verwaltung diese Aufgabe erfolgreich bewältigt, ist es besonders wichtig, dass Transparenz und Überwachung des Status von Informationssicherheit und Datenschutz gewährleistet sind. Bei der Auswahl von Technologien und Partnern sollten diese Aspekte berücksichtigt und ein Modell für das Management der Wissensarbeit angestrebt werden, bei dem Entscheidungen auf echten Daten basieren. Die IT-Verwaltung ist oft auch für die Organisation von Schulungen verantwortlich. Regelmäßige kurze Informationsveranstaltungen im Stil von „Morgenkaffee“ haben sich beispielsweise vielerorts als nützlich und ausreichend für Schulungen erwiesen.
Zusammenfassung
Das Playbook für Wissensarbeit ist eine gemeinsame Angelegenheit der gesamten Organisation. Damit vermeidet die Organisation die häufigsten Fallstricke wie Unklarheiten darüber, wo welche Informationen gespeichert werden, wie in der Organisation kommuniziert wird und wie Informationssicherheit und Datenschutz bei der Datenverarbeitung berücksichtigt werden müssen. Gemeinsame Spielregeln klären die Vorgehensweisen und schaffen eine bessere Grundlage für das Arbeitswohlbefinden.
Wir bei Above IT haben Organisationen bei der Implementierung von Playbooks für Wissensarbeit unterstützt. Auch unser PilviCapo Managed Cloud Service wurde entwickelt, um die Verfügbarkeit, Sicherheit und den Datenschutz von Microsoft 365-Diensten in der Organisation zu unterstützen und zu verbessern. Sie können unseren Service genauer hier kennenlernen.