Migración fluida a la impresión en la nube
Bookers Group Oy es un consorcio nacional de servicios de ventas donde trabajan más de 250 profesionales de alto nivel. El Director de TI de la empresa, Juha Tikkanen, explica que la necesidad de clarificar y simplificar la infraestructura de TI de la empresa fue la razón principal para implementar la solución de impresión basada en la nube. La solución anterior requería un servidor de impresión independiente para gestionar la impresión segura, y el soporte de su sistema operativo estaba llegando a su fin. Además, a medida que la empresa se trasladaba cada vez más a soluciones basadas en la nube, era natural que la impresión también se trasladara a la nube. Al mismo tiempo, las impresoras antiguas también estaban llegando al final de su vida útil y necesitaban actualizarse como parte de la renovación.
Selección e implementación de la solución
Con la asistencia de Above IT, Bookers decidió implementar la impresión en la nube aprovechando el servicio Microsoft Universal Print y la solución de gestión de impresión Printix. Universal Print permite la gestión de impresoras desde la nube, y Printix aporta funciones de impresión segura que garantizan que los documentos solo se impriman para las personas correctas. Universal Print incluye en sí mismo un mecanismo de impresión segura, pero no características de seguridad tan avanzadas, por lo que se eligió Printix para complementar la solución.
«Nuestro punto de partida era mantener la experiencia del usuario lo más similar posible al sistema anterior, pero sin servidor local», explica Tikkanen.
La implementación transcurrió principalmente sin problemas, aunque durante el proceso surgieron desafíos, como cuestiones relacionadas con la compatibilidad de dispositivos. En las oficinas de Bookers en Helsinki y Kuopio, la implementación finalmente tuvo éxito de tal manera que el sistema era completamente gestionable de forma remota.
La impresión basada en la nube de Bookers se basa en los siguientes elementos:
- Microsoft Universal Print: Permite la gestión de impresoras desde la nube, sin necesidad de servidores locales. Printix complementa esto con sus capacidades de gestión, integrando también impresoras más antiguas como parte de la gestión de Universal Print.
- Impresión segura Printix: La identificación del usuario y la liberación de impresiones se realiza con tarjeta personal. Bookers también evaluó la impresión segura basada en código QR que ofrece Microsoft Universal Print, pero se consideró más compleja para los usuarios que el uso de tarjeta RFID.
- Azure Entra ID e Intune: Para la gestión de identidad de usuarios y dispositivos.
- Impresoras HP compatibles con la nube: Soportan directamente la impresión en la nube y permiten una gestión sencilla. Los dispositivos HP también soportan sistemas automáticos de mantenimiento y suministro de tinta, lo que optimiza el uso de recursos y reduce la gestión manual.
Beneficios e impactos
La migración a la impresión en la nube ha aportado a Bookers varios beneficios significativos:
- Ahorro de costes: La eliminación de servidores locales reduce los costes de mantenimiento y las adquisiciones de equipos.
- Reducción de la carga de trabajo del departamento de TI: La gestión se realiza de forma centralizada a través del servicio en la nube, lo que reduce el trabajo manual.
- Seguridad: La impresión segura garantiza que los documentos confidenciales no queden abandonados en las impresoras.
- Facilidad de uso: Los usuarios apenas notan el cambio, ya que el proceso de impresión se mantuvo casi idéntico a la solución anterior.
- Informes y seguimiento: Universal Print ofrece funciones de informes de uso e impresión que Bookers aún no utiliza activamente, pero podría ser un área de desarrollo futuro.
El futuro de la impresión basada en la nube en Bookers
Bookers se está trasladando hacia una infraestructura de TI completamente basada en la nube, y llevar la impresión a la nube fue un paso en este proceso. «El objetivo era hacer que la impresión fuera lo más simple y sin complicaciones posible, y en eso hemos tenido éxito», afirma Tikkanen.
La colaboración entre Above IT y Bookers continúa, y en el futuro las áreas de desarrollo podrían incluir, por ejemplo, un mejor seguimiento de la impresión y la sostenibilidad ambiental. Una posible dirección de desarrollo podría ser la optimización de las cantidades de impresión y el seguimiento del impacto ambiental a través de herramientas de informes.
«Queríamos simplificar nuestra infraestructura de TI y reducir el mantenimiento innecesario, y la solución de impresión basada en la nube nos ha ayudado en esto. Ahora no tenemos que preocuparnos por el mantenimiento de nuestros propios servidores, sino que podemos gestionar el entorno de impresión de forma centralizada y eficiente. Para los usuarios, el cambio fue casi imperceptible, pero desde la perspectiva de TI, esto es una clara mejora», resume Tikkanen.