Reibungsloser Übergang zum Cloud-Druck
Bookers Group Oy ist ein nationaler Vertriebsdienstleistungskonzern mit über 250 Top-Experten. Juha Tikkanen, IT Director des Unternehmens, erklärt, dass die Notwendigkeit, die IT-Infrastruktur des Unternehmens zu klären und zu vereinfachen, ein Hauptgrund für die Einführung der Cloud-basierten Drucklösung war. Die frühere Lösung erforderte einen separaten Druckserver für die Verwaltung des sicheren Drucks, und der Support für ihr Betriebssystem lief aus. Da das Unternehmen zunehmend auf Cloud-basierte Lösungen umstieg, war es zudem selbstverständlich, dass auch der Druck in die Cloud verlagert wurde. Gleichzeitig näherten sich die alten Drucker dem Ende ihrer Lebensdauer und wurden im Rahmen der Erneuerung aktualisiert.
Auswahl und Implementierung der Lösung
Mit Unterstützung von Above IT entschied sich Bookers, den Cloud-Druck unter Nutzung des Microsoft Universal Print-Dienstes und der Printix-Druckmanagementlösung zu implementieren. Universal Print ermöglicht die Verwaltung von Druckern aus der Cloud, und Printix bietet Funktionen für sicheres Drucken, die gewährleisten, dass Dokumente nur für die richtigen Personen gedruckt werden. Universal Print enthält zwar einen Mechanismus für sicheres Drucken, jedoch keine so weit entwickelten Sicherheitsfunktionen, weshalb Printix zur Ergänzung der Lösung gewählt wurde.
„Unser Ausgangspunkt war es, die Benutzererfahrung so ähnlich wie möglich zum vorherigen System zu halten, jedoch ohne einen lokalen Server“, so Tikkanen.
Die Implementierung verlief größtenteils reibungslos, obwohl unterwegs Herausforderungen auftraten, wie z. B. Fragen zur Gerätekompatibilität. In den Niederlassungen von Bookers in Helsinki und Kuopio konnte die Implementierung schließlich so abgeschlossen werden, dass das System vollständig fernverwaltbar war.
Das Cloud-basierte Drucken von Bookers basiert auf den folgenden Elementen:
- Microsoft Universal Print: Ermöglicht die Verwaltung von Druckern aus der Cloud, ohne die Notwendigkeit lokaler Server. Printix ergänzt dies mit seinen Verwaltungsfunktionen und integriert auch ältere Drucker in die Universal Print-Verwaltung.
- Printix Secure Print: Die Benutzeridentifikation und Freigabe von Druckaufträgen erfolgt mittels Personalausweis. Bookers evaluierte auch den von Microsoft Universal Print angebotenen QR-Code-basierten sicheren Druck, dieser wurde jedoch von den Benutzern als komplexer empfunden als die Verwendung einer RFID-Karte.
- Azure Entra ID und Intune: Für die Verwaltung von Benutzeridentitäten und Geräten.
- HP Cloud-kompatible Drucker: Unterstützen direkt den Cloud-Druck und ermöglichen eine einfache Verwaltung. HP-Geräte unterstützen auch automatische Wartungs- und Farbversorgungssysteme, was die Ressourcennutzung optimiert und den manuellen Verwaltungsaufwand reduziert.
Vorteile und Auswirkungen
Der Übergang zum Cloud-Druck hat Bookers mehrere wesentliche Vorteile gebracht:
- Kosteneinsparungen: Die Abschaffung lokaler Server reduziert Wartungskosten und Gerätekäufe.
- Entlastung der IT-Abteilung: Die Verwaltung erfolgt zentral über den Cloud-Dienst, was den manuellen Arbeitsaufwand reduziert.
- Sicherheit: Sicheres Drucken stellt sicher, dass vertrauliche Dokumente nicht unbeaufsichtigt an Druckern liegen bleiben.
- Benutzerfreundlichkeit: Die Benutzer bemerken kaum eine Veränderung, da der Druckprozess nahezu identisch mit der vorherigen Lösung blieb.
- Berichterstattung und Überwachung: Universal Print bietet Funktionen zur Nutzungs- und Druckberichterstattung, die Bookers noch nicht aktiv nutzt, die aber ein zukünftiger Entwicklungsbereich sein könnten.
Die Zukunft des Cloud-basierten Druckens bei Bookers
Bookers bewegt sich auf eine vollständig Cloud-basierte IT-Infrastruktur zu, und die Verlagerung des Drucks in die Cloud war ein Schritt in diesem Prozess. „Ziel war es, das Drucken so einfach und mühelos wie möglich zu gestalten, und das ist uns gelungen“, so Tikkanen.
Die Zusammenarbeit zwischen Above IT und Bookers wird fortgesetzt, und zukünftige Entwicklungsbereiche könnten beispielsweise eine noch bessere Überwachung des Drucks und die Umweltfreundlichkeit sein. Eine mögliche Entwicklungsrichtung könnte die Optimierung der Druckmengen und die Überwachung der Umweltauswirkungen mithilfe von Reporting-Tools sein.
„Wir wollten unsere IT-Infrastruktur vereinfachen und unnötigen Wartungsaufwand reduzieren, und die Cloud-basierte Drucklösung hat uns dabei geholfen. Jetzt müssen wir uns nicht mehr um die Wartung eigener Server kümmern, sondern können die Druckumgebung zentral und effizient verwalten. Für die Benutzer war die Umstellung nahezu unmerklich, aber aus IT-Sicht ist dies eine deutliche Verbesserung“, fasst Tikkanen zusammen.