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Druckmanagement aus der Cloud!

Druckmanagement aus der Cloud

Möchten auch Sie Druckserver loswerden?

Druckmanagement aus der Cloud? Ich habe meine Kunden bereits seit weit über einem Jahrzehnt zu SaaS-Cloud-Diensten geführt. Ich erinnere mich an die Anfänge der Office 365-Dienste, als mein damaliger Arbeitgeber fragte, ob die grundlegenden Bürodienste des Unternehmens bereits vollständig cloudbasiert als SaaS-Dienste – komplett ohne Server – aufgebaut werden könnten? Damals zögerte ich noch etwas, da Lösungen in Bezug auf Sicherheit und zentrale Verwaltung noch in den Kinderschuhen steckten. Die Idee als Vision war jedoch interessant, und ich begann, darüber nachzudenken. Und diese Vision wurde im Laufe der folgenden Jahre weitgehend umgesetzt.

Eine der letzten Bastionen auf dem Weg der Unternehmen in die Cloud schien jedoch die Verwaltung von Druckern, Druckwarteschlangen und Anwendungen zur Verbrauchsmaterialverwaltung zu sein. Glücklicherweise gibt es auf dem Markt SaaS-Lösungen von Drittanbietern, und auch Microsoft hat sein auf Entra ID basierendes Universal Print-Modell als Lösung für die Verwaltung von Druckwarteschlangen in der Cloud-Welt angeboten. Doch wie sollte man vorgehen, wenn die Anforderungen an das Drucken steigen, beispielsweise im Hinblick auf sicheres Drucken?

Lokales Drucken

Für IT-Umgebungen kleiner Unternehmen sollte man die Dinge nicht zu kompliziert machen. Drucker und Workstations sind größtenteils Geräte, die über einen längeren Zeitraum verwendet werden, und die Umgebung ist typischerweise sehr stabil. In kleinen Umgebungen können Druckwarteschlangen einfach manuell und lokal installiert werden, da dies nicht viel Arbeitszeit in Anspruch nimmt.

Und genau das ist das Cloud-Modell in der Praxis: Wenn Workstations nicht an Server gebunden sind, werden auch Druckwarteschlangen auf den Workstations als lokale Warteschlangen behandelt. Das heißt, wenn von SaaS-basiertem Druckmanagement die Rede ist, werden die Druckwarteschlangen typischerweise über eine zentrale Verwaltung als lokale Warteschlangen auf die Workstations gebracht, und die Workstations kommunizieren in ihrem lokalen Netzwerk direkt mit den Druckern.

Microsoft Universal Print beschleunigt das Cloud-Modell

Microsoft hat für die Unterstützung der Unternehmensversionen von Windows seinen eigenen Universal Print in die Cloud gebracht, um das Druckmanagement und die Druckerverteilung aus der Cloud zu ermöglichen. Es war erfreulich zu sehen, wie sich dieser Bereich in den letzten Jahren entwickelt hat, wobei Microsoft nun auch schlanke Lösungen für sichereres Drucken und Druckberichte ermöglicht.
Ein blinder Fleck war jedoch, dass es noch so wenige Universal Print-kompatible Drucker gibt. Ältere, weniger kompatible Drucker können mit Universal Print zum Laufen gebracht werden, indem ein Connector auf dem Druckserver installiert wird, der die Funktionalität für ältere Drucker ermöglicht. Aber auch hierfür wird weiterhin ein Server benötigt. Eine weitere Option war die Nutzung von SaaS-Drucklösungen von Drittanbietern, die in Microsoft Universal Print integriert sind, wodurch eine Verbindung zwischen Universal Print und älteren Druckern über die Cloud hergestellt werden kann.
Von verschiedenen Herstellern sind jedoch immer schneller neue Modelle auf dem Markt gekommen, die direkt mit Microsoft Universal Print kompatibel sind. Im besten Fall würde es ausreichen, wenn der Hersteller eine kompatible gerätespezifische Software veröffentlicht, die die Verbindung des Druckers mit der Cloud ermöglicht, aber aus irgendeinem Grund scheinen sie es vorzuziehen, neue Geräte zu veröffentlichen und zu verkaufen.

Besseres Management und mehr Sicherheit durch SaaS-Lösungen

Viele fragen sich vielleicht schon, warum wir überhaupt noch SaaS-Lösungen von Drittanbietern für das Druckermanagement benötigen? Die Antwort ist einfach: Die Lösungen müssen sich an den eigenen Bedürfnissen der Organisation orientieren. Above IT bietet als SaaS-basierte Drucklösungen von Drittanbietern den ursprünglich dänischen Printix-Dienst an, der ursprünglich für die Druckanforderungen eines lokalen Universitätsgeländes entwickelt wurde. Printix ist eine herstellerunabhängige, cloudbasierte zentrale Druckverwaltung, die am besten Organisationen mit mehreren Standorten dient, indem sie einfaches Drucken und Automatisierung für die Anforderungen verschiedener Geschäftsbereiche ermöglicht und auch die gängigsten Etikettendrucker unterstützt.
Printix integriert sich in Microsoft 365- und Google-Umgebungen und ermöglicht so die Integration beispielsweise in Microsoft Universal Print, was bedeutet, dass auch ältere Drucker rein über die Cloud in den Bereich von Microsoft Universal Print gebracht werden können – ohne Server. Und das Beste daran: Es gibt native Unterstützung für das Drucken auf allen gängigen Endgeräte- und Betriebssystemtypen – sogar mobil.
Sicheres Drucken kann auch ein Bedürfnis sein, bei dem eine Organisation keine Kompromisse eingehen möchte. Dies kann für den Datenschutz der Organisation wichtig sein! Printix ermöglicht die Nutzung gerätespezifischer Sicherheitskartenleser für das Management des sicheren Druckens vollständig cloudbasiert, unter Authentifizierung von Entra ID-Benutzern. Druckbezogene Berichte können über eine eigene Azure-Datenbank sicher und mit sehr anpassbaren PowerBI-Berichten erstellt werden.
Ich selbst habe die Printix-Lösungen bereits vor Jahren kennengelernt und diese Cloud-Drucklösung in der Vergangenheit erfolgreich bei verschiedenen Organisationen implementiert. Zwar verfügen viele Druckerhersteller inzwischen über eigene vergleichbare SaaS-Lösungen, aber wenn Sie Dinge herstellerunabhängig und schlank gestalten möchten, sollten Sie meiner Meinung nach einen Blick darauf werfen.

Aber was ist mit der Verbrauchsmaterialverwaltung?

Druckerhersteller haben oft eigene Anwendungen für die Berichterstattung über die Verbrauchsmaterialverwaltung, die früher auf einem Server installiert werden mussten, um den Status der Drucker-Verbrauchsmaterialien zu überwachen und dies an den Servicepartner weiterzuleiten. Ich empfehle IT-Abteilungen dringend, sich bei der Ausschreibung von Beschaffungen besonders mit diesem Bereich zu befassen. Denn auf dem Markt gibt es bereits mehrere größere Hersteller, die einen rein cloudbasierten Ansatz für die Verbrauchsmaterialberichterstattung anbieten – denn wer würde noch einen zu wartenden Server für diese Aufgabe benötigen?
Above IT hat selbst ein Kooperationsmodell mit einem Unternehmen vereinbart, das Drucker und Servicepartnerschaften anbietet, und wir können IT-Abteilungen bei Bedarf auch in diesem Bereich unterstützen. Wenn ein cloudbasierter Ansatz für die Verbrauchsmaterialverwaltung mit vollständig cloudbasiertem Drucken kombiniert wird, nähern wir uns Lösungen, bei denen Ihre IT-Abteilung wirklich in Betracht ziehen kann, die letzte Server-Bastion loszuwerden – und das gesamte Drucken Ihrer Organisation vollständig in die Cloud zu verlagern! Und das ist echtes Druckmanagement aus der Cloud!

Above IT ist Ihr Partner und Ihre Ressource für die IT-Verwaltung. Wenn Sie Hilfe bei der Cloud-Migration Ihrer Drucklösungen benötigen, können wir Ihre IT-Abteilung dabei unterstützen, nachhaltige Lösungen für die Bedürfnisse Ihrer Organisation auszuwählen! Buchen Sie also gerne einen Termin über den untenstehenden Link, damit wir uns kennenlernen können!

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