Una colaboración interim exitosa requiere más que encontrar al especialista adecuado. Pasi Jalonen de Above IT ha desempeñado roles interim como IT Manager, especialista técnico y arquitecto IT, entre otros. A partir de su experiencia, destaca aspectos que permiten sacar más partido a la colaboración interim.
Un interim puede incorporarse a la organización temporalmente para cubrir una vacante de personal, pero con igual frecuencia la necesidad está relacionada con el desarrollo, el cambio o con conocimientos especializados que no existen en la propia organización. En muchos equipos IT, el mantenimiento diario y la resolución de problemas consumen gran parte de la capacidad, de modo que los proyectos de desarrollo y la implantación de nuevos servicios quedan fácilmente relegados por el resto del trabajo.
Pasi ha visto, por ejemplo, implantaciones de Microsoft 365 prolongarse durante años. En una situación así, un especialista IT externo puede tomar el control de la situación rápidamente y llevar el proyecto a buen término.
Cuando esté considerando un especialista interim o ya haya iniciado la colaboración, preste especial atención a lo siguiente.
1. Delimite el encargo según el objetivo
El interim es una solución temporal, pero la duración adecuada del encargo depende de la tarea. Un trabajo técnico acotado puede realizarse con relativa rapidez, mientras que un cambio más amplio, un rol de dirección o la renovación de prácticas operativas requiere naturalmente más tiempo.
Especialmente en organizaciones grandes, comprender el entorno, los grupos de interés y las prácticas operativas ya lleva tiempo. Pasi estima que en una tarea más amplia los primeros 3–4 meses pueden dedicarse a que el especialista conozca la organización a fondo. Por eso un encargo de unas pocas semanas puede resultar demasiado breve si el objetivo es lograr un cambio más amplio.
Cuando el especialista interim ya conoce la organización, también conviene evaluar con antelación las necesidades futuras. Si la siguiente necesidad de desarrollo es visible, puede aprovecharse el conocimiento del especialista conocido en lugar de iniciar desde cero la búsqueda y la incorporación de una nueva persona.
2. Dimensione la carga de trabajo según el rol
La carga de trabajo de un encargo interim conviene definirla según la tarea y la responsabilidad. El tiempo necesario en los roles de responsable de sistemas de información y arquitecto IT puede ser muy diferente.
El responsable de sistemas de información debe adentrarse a fondo en la organización y conocer a las personas, los proveedores de servicios, el entorno IT y los proyectos en curso. Pasi se ha encontrado con modelos en los que se reserva solo un día a la semana para la tarea, pero especialmente en la fase inicial puede consumirse ya en aclarar los acontecimientos de la semana. Por eso conviene reservar al principio incluso una asignación completa, para que el entorno y los grupos de interés clave resulten suficientemente familiares.
En una tarea técnica o de arquitectura acotada la situación puede ser distinta. Cuando el encargo es claro, 2–3 días a la semana pueden bastar perfectamente. Por tanto, la carga de trabajo conviene dimensionarla según qué tipo de responsabilidad se necesita y qué se desea lograr con la tarea.
3. Deje espacio a la perspectiva externa
Un especialista experimentado procedente del exterior de la organización aporta consigo experiencia en distintos entornos IT y formas de resolver las mismas cuestiones. Esto se acentúa especialmente cuando los servicios IT se han externalizado a varios socios. Los proveedores de servicios tienen sus propias perspectivas sobre las soluciones, mientras que el especialista interim actúa del lado del cliente y examina el conjunto desde los objetivos y la continuidad del cliente.
El encargo puede estar relacionado, por ejemplo, con una migración a la nube o con la renovación del entorno de sala de máquinas. La experiencia en otros entornos ayuda a evaluar alternativas y a cuestionar prácticas operativas habituales.
Por eso conviene dejar espacio a la perspectiva del especialista. Si la forma de ejecución se ha decidido al detalle de antemano, parte de su experiencia queda sin aprovechar. Otra solución puede resultar más razonable en costes, más fácil de mantener o servir mejor a las necesidades futuras.
4. Integre al interim en el equipo
Pasi compara el inicio del especialista interim con la incorporación de un nuevo empleado. El objetivo del encargo, la información de contexto necesaria y las prácticas operativas relevantes para el trabajo deben revisarse desde el principio.
También el flujo de información habitual debe funcionar. Si el interim queda al margen y la información se le comparte solo ocasionalmente, se consume tiempo aclarando asuntos a posteriori. Cuando se le incluye en las conversaciones y reuniones relevantes para la tarea, el trabajo arranca adecuadamente con mayor rapidez. Del mismo modo, si las directrices internas, los objetivos u otros datos de partida cambian durante el encargo, conviene mantener al especialista interim al día de los cambios.
Al mismo tiempo se crean mejores condiciones para la transferencia de conocimiento: el interim puede, además de su tarea, hacer de sparring del personal propio y construir soluciones junto con quienes continuarán el trabajo tras el encargo.
¿Está considerando un especialista IT interim?
En Above IT puede contar con un especialista interim, por ejemplo, para el rol de responsable de sistemas de información, arquitecto IT o CISO. Nuestros experimentados consigliere aportan estructura al trabajo, apoyo a la toma de decisiones y al desarrollo.
Estaremos encantados de conversar sobre si el servicio interim podría encajar en su situación y con qué asignación. Reserve en nuestro calendario el momento que le convenga.