Navakan asiantuntijatyössä tarvitaan ajoittain laajoja käyttöoikeuksia, mutta niiden hallintaan kaivattiin turvallisempaa ja joustavampaa ratkaisua. Above IT:n toteuttama Admin By Requestin käyttöönotto oli yksi osa Navakan Microsoft-pilviympäristön suunnitelmallista kehittämistä.
Navakka Group Oy on Microsoft Dynamics 365 Business Central -kumppani, joka toteuttaa asiakkailleen pilvipohjaisen toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönottoja, tukipalveluita ja laajennuksia. Yrityksessä työskentelee noin 36 asiantuntijaa, ja sillä on toimistot Helsingissä ja Tampereella.
Miksi EPM?
Navakalla admin-oikeuksia tarvitaan esimerkiksi sovellusten asentamiseen, mutta tarve vaihtelee käyttäjittäin ja työtehtävittäin.
Aiemmassa toimintamallissa käyttäjillä oli laajat, pysyvät järjestelmänvalvojan oikeudet. Tämä helpotti työskentelyä, mutta muodosti turhan tietoturvariskin.
– Kaikkien oikeuksien rajaaminen kaikilta ei tullut kysymykseen. Käyttäjiimme voi luottaa, joten riittää, että tiedämme, kuka asensi mitä ja miksi, kertoo Navakan sovellusasiantuntija Mick Wynne-Ellis.
Vaihtoehdoksi harkittiin myös erillistä teknisten käyttäjien ryhmää, jonka jäsenet olisivat hoitaneet muiden tarvitsemat asennukset. Malli olisi kuitenkin edellyttänyt jatkuvaa ylläpitoa henkilöstön ja työtehtävien muuttuessa.
Lopulta päädyttiin Admin By Requestin Endpoint Privilege Management -ratkaisuun (EPM), jonka avulla käyttäjille voidaan myöntää tilapäisiä järjestelmänvalvojan oikeuksia tarpeen mukaan. Oikeuksien saamiseen voi halutessaan vaatia myös toisen henkilön hyväksynnän, mutta Navakalla käyttäjä saa oikeudet suoraan, joten työ ei keskeydy.
Käyttöönotto ja pilotti läpi alle kuukaudessa
Above IT konfiguroi Admin By Requestin ensin rajatulle pilottiryhmälle, jonka jäsenet testasivat sen toimivuutta päivittäisissä työtehtävissään. Pilotin jälkeen käyttöönotto laajennettiin koko organisaatioon, eikä kenelläkään käyttäjällä ole enää pysyviä admin-oikeuksia.
– Pilotointi saatiin käyntiin käytännössä nappia painamalla. Koko projektin osalta puhutaan viikoista, ei kuukausista, Mick sanoo.
Käyttäjiltä saatu palaute on ollut myönteistä. Osa ihmetteli aluksi uuden toiminnon ilmestymistä, sillä he eivät olleet ehtineet huomata sisäistä tiedotetta.
Neljä vinkkiä onnistuneeseen EPM-käyttöönottoon
- Ohjeista käyttäjät etukäteen. Kerro muutoksesta ja siitä, miten admin-oikeuksia jatkossa pyydetään. Navakalla ohjeistukseksi riitti yksinkertainen, yhden sivun ohje.
- Testaa riittävän laajasti. Ota pilottiin erilaisia käyttäjiä ja laitteita, jotta mahdolliset ongelmat löytyvät ennen koko organisaation käyttöönottoa.
- Tunnista ristiriitaiset politiikat. Tarkista Intunen ja muiden hallintaratkaisujen admin-määritykset sekä mahdolliset ristiriidat ennen käyttöönottoa.
- Poista vanhat pysyvät oikeudet. Kun uusi toimintamalli toimii, varmista, että tarpeettomat admin-oikeudet todella poistetaan.
Kehitys jatkuu roadmapin mukaan
Navakan ja Above IT:n yhteistyötä ohjaa yhteinen roadmap, johon on koottu ympäristön kehityskohteet ja Navakan omat toiveet.
– Above IT:llä löytyy tarvittaessa meille aikaa ja heiltä tulee hyviä ehdotuksia. He katsovat IT-ympäristön nykytilannetta pidemmälle ja ennakoivat myös liiketoiminnan tulevia tarpeita, Mick kiittää.
Navakan loppukäyttäjätuesta vastaa puolestaan Below IT, joka hoitaa päivittäisen IT-tuen ja auttaa proaktiivisella ylläpidolla ehkäisemään ongelmia jo ennalta.
