Onnistunut interim-yhteistyö vaatii enemmän kuin oikean osaajan löytämisen. Above IT:n Pasi Jalonen on toiminut interim-rooleissa muun muassa IT Managerina, teknisenä asiantuntijana ja IT-arkkitehtina. Hän nostaa kokemuksensa pohjalta esiin asioita, joiden avulla interim-yhteistyöstä saa enemmän irti.
Interim voi tulla organisaatioon väliaikaisesti paikkaamaan henkilövajetta, mutta yhtä usein tarve liittyy kehittämiseen, muutokseen tai sellaiseen erityisosaamiseen, jota omassa organisaatiossa ei ole. Monessa IT-tiimissä päivittäinen ylläpito ja ongelmien ratkaisu vievät suuren osan kapasiteetista, jolloin kehityshankkeet ja uusien palvelujen käyttöönotot jäävät helposti muun työn jalkoihin.
Pasi on nähnyt esimerkiksi Microsoft 365 -käyttöönottojen venyvän vuosien mittaisiksi. Tällaisessa tilanteessa ulkopuolinen IT-asiantuntija voi ottaa tilanteen nopeasti haltuun ja viedä hankkeen maaliin.
Kun harkitset interim-asiantuntijaa tai olet jo aloittanut yhteistyön, kiinnitä huomiota erityisesti seuraaviin.
1. Rajaa toimeksianto tavoitteen mukaan
Interim on määräaikainen ratkaisu, mutta toimeksiannon sopiva pituus riippuu tehtävästä. Rajattu tekninen työ voidaan toteuttaa suhteellisen nopeasti, kun taas laajempi muutos, johtamisrooli tai toimintatapojen uudistaminen vaatii luonnollisesti enemmän aikaa.
Erityisesti suuremmissa organisaatioissa jo ympäristön, sidosryhmien ja toimintatapojen ymmärtäminen vie aikaa. Pasi arvioi, että laajemmassa tehtävässä ensimmäiset 3–4 kuukautta voivat mennä siihen, että asiantuntija oppii tuntemaan organisaation kunnolla. Siksi muutaman viikon toimeksianto voi jäädä liian lyhyeksi, jos tavoitteena on saada aikaan laajempi muutos.
Kun interim-asiantuntija tuntee jo organisaation, myös jatkotarpeita kannattaa arvioida hyvissä ajoin. Jos seuraava kehitystarve on näkyvissä, tutun asiantuntijan osaamista voidaan hyödyntää sen sijaan, että uuden henkilön etsiminen ja perehdyttäminen aloitetaan alusta.
2. Mitoita työmäärä roolin mukaan
Interim-toimeksiannon työmäärä kannattaa määritellä tehtävän ja vastuun mukaan. Tietohallintopäällikön ja IT-arkkitehdin rooleissa tarvittava ajankäyttö voi olla hyvin erilainen.
Tietohallintopäällikön pitää päästä kunnolla sisälle organisaatioon ja tuntea ihmiset, palveluntarjoajat, IT-ympäristö sekä ajankohtaiset hankkeet. Pasi on törmännyt malliin, jossa tehtävään varataan vain yksi päivä viikossa, mutta etenkin alkuvaiheessa se voi kulua jo viikon tapahtumien selvittämiseen. Siksi tehtävään kannattaa aluksi varata jopa täysi allokaatio, jotta ympäristö ja keskeiset sidosryhmät tulevat riittävän tutuiksi.
Rajatussa teknisessä tai arkkitehtitehtävässä tilanne voi olla toinen. Kun toimeksianto on selkeä, 2–3 päivää viikossa voi riittää hyvin. Työmäärä kannattaa siis mitoittaa sen mukaan, millaista vastuuta tarvitaan ja mitä tehtävällä halutaan saavuttaa.
3. Jätä tilaa ulkopuoliselle näkemykselle
Organisaation ulkopuolelta tuleva kokenut asiantuntija tuo mukanaan kokemusta erilaisista IT-ympäristöistä ja tavoista ratkaista samoja kysymyksiä. Tämä korostuu varsinkin silloin, kun IT-palveluita on ulkoistettu useille kumppaneille. Palveluntarjoajilla on omat näkökulmansa ratkaisuihin, kun taas interim-asiantuntija toimii asiakkaan puolella ja tarkastelee kokonaisuutta asiakkaan tavoitteiden ja jatkuvuuden kannalta.
Toimeksianto voi liittyä esimerkiksi pilvisiirtymään tai konesaliympäristön uudistamiseen. Kokemus muista ympäristöistä auttaa arvioimaan vaihtoehtoja ja haastamaan totuttuja toimintatapoja.
Siksi asiantuntijan näkemykselle kannattaa jättää tilaa. Jos toteutustapa on päätetty yksityiskohtia myöten jo etukäteen, osa hänen kokemuksestaan jää hyödyntämättä. Toinen ratkaisu voi olla kustannuksiltaan järkevämpi, helpommin ylläpidettävä tai paremmin tulevia tarpeita palveleva.
4. Ota interim osaksi tiimiä
Pasi vertaa interim-asiantuntijan aloittamista uuden työntekijän perehdyttämiseen. Toimeksiannon tavoite, tarvittavat taustatiedot ja työn kannalta olennaiset toimintatavat on käytävä läpi heti alussa.
Myös normaalin tiedonkulun pitää toimia. Jos interim jää sivuun ja tietoa jaetaan hänelle vain satunnaisesti, aikaa kuluu asioiden selvittämiseen jälkikäteen. Kun hänet otetaan mukaan tehtävän kannalta olennaisiin keskusteluihin ja kokouksiin, työ pääsee nopeammin kunnolla käyntiin. Samoin, jos sisäiset linjaukset, tavoitteet tai muut lähtötiedot muuttuvat toimeksiannon aikana, interim-asiantuntija kannattaa pitää ajan tasalla muutoksista.
Samalla syntyy paremmat edellytykset osaamisen siirtymiselle: interim voi tehtävänsä lisäksi sparrata omaa henkilöstöä ja rakentaa ratkaisuja yhdessä niiden kanssa, jotka jatkavat tekemistä toimeksiannon jälkeen.
Harkitsetko interim IT-asiantuntijaa?
Above IT:ltä saat interim-asiantuntijan esimerkiksi tietohallintopäällikön, IT-arkkitehdin tai CISOn rooliin. Kokeneet consiglierimme tuovat rakennetta tekemiseen, tukea päätöksentekoon ja kehittämiseen.
Juttelemme mielellämme, voisiko interim-palvelu sopia tilanteeseenne ja millaisella allokaatiolla. Varaa kalenteristamme sinulle sopiva aika!