Sujuva siirtymä pilvitulostukseen
Bookers Group Oy on kotimainen myyntipalvelukonserni, jossa työskentelee yli 250 huippuammattilaista. Yhtiön IT Director Juha Tikkanen kertoo, että tarve selkeyttää ja yksinkertaistaa yrityksen IT-infrastruktuuria oli keskeinen syy pilvipohjaisen tulostusratkaisun käyttöönotolle. Aiempi ratkaisu vaati erillistä tulostuspalvelinta turvatulostuksen hallintaan, ja sen käyttöjärjestelmän tuki oli päättymässä. Lisäksi yhtiön siirtyessä yhä enemmän pilvipohjaisiin ratkaisuihin oli luonnollista, että myös tulostus siirtyisi pilveen. Samalla myös vanhat tulostimet alkoivat olla käyttöajan loppupuolella, ja ne tuli päivitettyä osana uudistusta.
Ratkaisun valinta ja käyttöönotto
Above IT:n avustuksella Bookers päätti toteuttaa pilvitulostuksen hyödyntäen Microsoft Universal Print -palvelua sekä Printix-tulostuksenhallintaratkaisua. Universal Print mahdollistaa tulostimien hallinnan pilvestä käsin, ja Printix tuo mukaan turvatulostusominaisuudet, jotka varmistavat, että dokumentit tulostuvat vain oikeille henkilöille. Universal Print sisältää itsessään turvatulostusmekanismin, muttei ihan yhtä pitkälle vietyjä turvakäyttöominaisuuksia, minkä vuoksi Printix valittiin täydentämään ratkaisua.
”Meillä oli lähtökohtana säilyttää käyttäjäkokemus mahdollisimman samankaltaisena kuin aiemmassa järjestelmässä, mutta ilman paikallista palvelinta”, Tikkanen kertoo.
Käyttöönotto sujui pääosin jouhevasti, vaikka matkan varrella tuli vastaan haasteita, kuten laitteiden yhteensopivuuteen liittyviä kysymyksiä. Bookersin toimipisteissä Helsingissä ja Kuopiossa käyttöönotto onnistui lopulta niin, että järjestelmä oli täysin etähallittavissa.
Bookersin pilvipohjainen tulostus perustuu seuraaviin elementteihin:
- Microsoft Universal Print: Mahdollistaa tulostinten hallinnan pilvestä, ilman tarvetta paikallisille palvelimille. Printix täydentää hallintaominaisuuksillaan tätä, yhdistäen myös vanhemmat tulostimet osaksi Universal Print hallintaa.
- Printix-turvatulostus: Käyttäjän tunnistaminen ja tulostusten vapauttaminen tapahtuu henkilökortilla. Bookers arvioi myös Microsoft Universal Printin tarjoamaa QR-koodipohjaista turvatulostusta, mutta se koettiin käyttäjille monimutkaisemmaksi kuin RFID-kortin käyttö.
- Azure Entra ID ja Intune: Käyttäjäidentiteetin ja laitteiden hallintaan.
- HP:n pilviyhteensopivat tulostimet: Tukevat suoraan pilvitulostusta ja mahdollistavat helpon hallinnan. HP:n laitteet tukevat myös automaattisia huolto- ja värintoimitusjärjestelmiä, mikä optimoi resurssien käyttöä ja vähentää manuaalista hallintaa.
Hyödyt ja vaikutukset
Siirtyminen pilvitulostukseen on tuonut Bookersille useita merkittäviä etuja:
- Kustannussäästöt: Paikallisten palvelimien poistaminen vähentää ylläpitokustannuksia ja laitehankintoja.
- IT-osaston työkuorman keveneminen: Hallinta tapahtuu keskitetysti pilvipalvelun kautta, mikä vähentää manuaalista työtä.
- Turvallisuus: Turvatulostus varmistaa, ettei arkaluontoisia asiakirjoja jää lojumaan tulostimiin.
- Helppokäyttöisyys: Käyttäjät eivät juuri huomaa muutosta, sillä tulostusprosessi säilyi lähes identtisenä aiempaan ratkaisuun nähden.
- Raportointi ja seuranta: Universal Print tarjoaa käyttö- ja tulostusraportointiominaisuuksia, joita Bookers ei vielä hyödynnä aktiivisesti, mutta se voi olla tulevaisuuden kehityskohde.
Pilvipohjaisen tulostuksen tulevaisuus Bookersilla
Bookers on siirtymässä kohti täysin pilvipohjaista IT-infrastruktuuria, ja tulostuksen vieminen pilveen oli yksi askel tässä prosessissa. ”Tavoitteena oli tehdä tulostamisesta mahdollisimman yksinkertaista ja vaivatonta, ja siinä on onnistuttu”, Tikkanen toteaa.
Above IT:n ja Bookersin yhteistyö jatkuu edelleen, ja tulevaisuudessa kehityskohteita voivat olla esimerkiksi tulostuksen entistä parempi seuranta ja ympäristöystävällisyys. Yksi mahdollinen kehityssuunta voisi olla tulostusmäärien optimointi ja ympäristövaikutusten seuranta raportointityökalujen avulla.
”Halusimme yksinkertaistaa IT-infraamme ja vähentää tarpeetonta ylläpitoa, ja pilvipohjainen tulostusratkaisu on auttanut meitä tässä. Nyt meidän ei tarvitse huolehtia omien palvelimien ylläpidosta, vaan voimme hallita tulostusympäristöä keskitetysti ja tehokkaasti. Käyttäjille muutos oli lähes huomaamaton, mutta IT:n näkökulmasta tämä on selkeä parannus”, Tikkanen summaa.