Für die Expertenarbeit bei Navakka werden zeitweise umfangreiche Zugriffsrechte benötigt, doch für deren Verwaltung wurde eine sicherere und flexiblere Lösung gesucht. Die von Above IT durchgeführte Einführung von Admin By Request war ein Teil der systematischen Weiterentwicklung der Microsoft-Cloud-Umgebung von Navakka.
Die Navakka Group Oy ist ein Microsoft-Dynamics-365-Business-Central-Partner, der für seine Kunden Einführungen, Supportleistungen und Erweiterungen eines cloudbasierten ERP-Systems umsetzt. Das Unternehmen beschäftigt rund 36 Expertinnen und Experten und hat Büros in Helsinki und Tampere.
Warum EPM?
Bei Navakka werden Admin-Rechte beispielsweise für die Installation von Anwendungen benötigt, doch der Bedarf variiert je nach Nutzer und Aufgabenbereich.
Im bisherigen Modell verfügten die Nutzer über umfangreiche, dauerhafte Administratorrechte. Das erleichterte zwar die Arbeit, stellte aber ein unnötiges Sicherheitsrisiko dar.
– Allen Nutzern sämtliche Rechte zu entziehen, kam nicht infrage. Unseren Nutzern können wir vertrauen – es reicht also, wenn wir wissen, wer was installiert hat und warum, erklärt Mick Wynne-Ellis, Anwendungsspezialist bei Navakka.
Als Alternative wurde auch eine eigene Gruppe technischer Nutzer in Betracht gezogen, deren Mitglieder die von anderen benötigten Installationen übernommen hätten. Dieses Modell hätte jedoch bei Personal- und Aufgabenänderungen eine fortlaufende Pflege erfordert.
Letztendlich entschied man sich für die Lösung Endpoint Privilege Management von Admin By Request (EPM), mit der Nutzern bei Bedarf temporäre Administratorrechte gewährt werden können. Auf Wunsch kann für die Rechtevergabe auch die Genehmigung einer weiteren Person erforderlich sein, doch bei Navakka erhält der Nutzer die Rechte direkt, sodass die Arbeit nicht unterbrochen wird.
Einführung und Pilotphase in unter einem Monat abgeschlossen
Above IT konfigurierte Admin By Request zunächst für eine begrenzte Pilotgruppe, deren Mitglieder die Funktionsweise im täglichen Arbeitsalltag testeten. Nach der Pilotphase wurde die Einführung auf die gesamte Organisation ausgeweitet, und kein Nutzer verfügt mehr über dauerhafte Admin-Rechte.
– Die Pilotphase konnte praktisch auf Knopfdruck gestartet werden. Für das gesamte Projekt sprechen wir von Wochen, nicht von Monaten, sagt Mick.
Das Feedback der Nutzer war positiv. Einige wunderten sich zunächst über die neue Funktion, da sie das interne Rundschreiben noch nicht gesehen hatten.
Vier Tipps für eine erfolgreiche EPM-Einführung
- Informieren Sie die Nutzer im Voraus. Erläutern Sie die Änderung und wie Admin-Rechte künftig beantragt werden. Bei Navakka genügte dafür eine einfache, einseitige Anleitung.
- Testen Sie ausreichend umfassend. Beziehen Sie verschiedene Nutzer und Geräte in die Pilotphase ein, damit mögliche Probleme vor der unternehmensweiten Einführung erkannt werden.
- Identifizieren Sie widersprüchliche Richtlinien. Prüfen Sie vor der Einführung die Admin-Einstellungen in Intune und anderen Verwaltungslösungen sowie mögliche Konflikte.
- Entfernen Sie alte dauerhafte Rechte. Sobald das neue Modell funktioniert, stellen Sie sicher, dass nicht mehr benötigte Admin-Rechte tatsächlich entfernt werden.
Die Weiterentwicklung folgt der Roadmap
Die Zusammenarbeit zwischen Navakka und Above IT wird durch eine gemeinsame Roadmap gesteuert, in der die Entwicklungsbereiche der Umgebung sowie die eigenen Wünsche von Navakka zusammengefasst sind.
– Above IT nimmt sich bei Bedarf Zeit für uns, und von ihnen kommen gute Vorschläge. Sie betrachten die aktuelle Situation der IT-Umgebung mit Weitblick und antizipieren auch künftige Anforderungen des Geschäfts, lobt Mick.
Für den Endnutzersupport bei Navakka wiederum ist Below IT zuständig, das den täglichen IT-Support übernimmt und durch proaktive Wartung hilft, Probleme bereits im Vorfeld zu verhindern.
