Erfolgreiche Interim-Zusammenarbeit erfordert mehr als nur die richtige Fachkraft zu finden. Pasi Jalonen von Above IT hat in Interim-Rollen unter anderem als IT Manager, technischer Spezialist und IT-Architekt gearbeitet. Auf Basis seiner Erfahrung hebt er Faktoren hervor, mit denen Sie mehr aus der Interim-Zusammenarbeit herausholen.
Ein Interim kann vorübergehend in die Organisation kommen, um einen Personalengpass zu überbrücken, doch ebenso häufig bezieht sich der Bedarf auf Entwicklung, Veränderung oder Spezialwissen, das in der eigenen Organisation nicht vorhanden ist. In vielen IT-Teams beanspruchen der tägliche Betrieb und die Problemlösung einen Großteil der Kapazität, sodass Entwicklungsprojekte und die Einführung neuer Services leicht unter die Räder kommen.
Pasi hat beispielsweise erlebt, dass sich Microsoft 365-Einführungen über Jahre hinziehen. In einer solchen Situation kann ein externer IT-Spezialist die Lage schnell in den Griff bekommen und das Projekt zum Abschluss bringen.
Wenn Sie einen Interim-Spezialisten in Erwägung ziehen oder bereits mit der Zusammenarbeit begonnen haben, achten Sie besonders auf Folgendes.
1. Grenzen Sie den Auftrag entsprechend dem Ziel ab
Interim ist eine befristete Lösung, doch die passende Auftragsdauer hängt von der Aufgabe ab. Abgegrenzte technische Arbeiten lassen sich relativ schnell umsetzen, während umfassendere Veränderungen, Führungsrollen oder die Erneuerung von Arbeitsweisen naturgemäß mehr Zeit erfordern.
Besonders in größeren Organisationen nimmt allein das Verstehen der Umgebung, der Stakeholder und der Arbeitsweisen Zeit in Anspruch. Pasi schätzt, dass bei umfassenderen Aufgaben die ersten 3–4 Monate darauf verwendet werden können, dass der Spezialist die Organisation richtig kennenlernt. Daher kann ein Auftrag von wenigen Wochen zu kurz sein, wenn das Ziel eine umfassendere Veränderung ist.
Wenn der Interim-Spezialist die Organisation bereits kennt, lohnt es sich auch, Folgebedarfe rechtzeitig zu prüfen. Falls der nächste Entwicklungsbedarf absehbar ist, kann das Know-how des vertrauten Spezialisten genutzt werden, anstatt die Suche und Einarbeitung einer neuen Person von vorn zu beginnen.
2. Dimensionieren Sie den Arbeitsumfang entsprechend der Rolle
Der Arbeitsumfang eines Interim-Auftrags sollte entsprechend der Aufgabe und Verantwortung definiert werden. Der erforderliche Zeitaufwand in den Rollen eines IT-Leiters und eines IT-Architekten kann sehr unterschiedlich sein.
Der IT-Leiter muss sich richtig in die Organisation einarbeiten und die Menschen, Dienstleister, die IT-Umgebung sowie die aktuellen Projekte kennen. Pasi ist auf Modelle gestoßen, bei denen für die Aufgabe nur ein Tag pro Woche vorgesehen ist, doch gerade in der Anfangsphase kann dieser bereits für die Klärung der Ereignisse der Woche aufgehen. Daher sollte für die Aufgabe anfangs sogar eine volle Allokation eingeplant werden, damit die Umgebung und die wichtigsten Stakeholder ausreichend vertraut werden.
Bei einer abgegrenzten technischen oder Architekturaufgabe kann die Situation anders sein. Wenn der Auftrag klar ist, können 2–3 Tage pro Woche gut ausreichen. Der Arbeitsumfang sollte also danach bemessen werden, welche Art von Verantwortung benötigt wird und was mit der Aufgabe erreicht werden soll.
3. Lassen Sie Raum für die externe Perspektive
Ein erfahrener Spezialist von außerhalb der Organisation bringt Erfahrung aus unterschiedlichen IT-Umgebungen und Wegen mit, dieselben Fragen zu lösen. Dies wird besonders deutlich, wenn IT-Services an mehrere Partner ausgelagert wurden. Dienstleister haben ihre eigenen Perspektiven auf Lösungen, während der Interim-Spezialist auf Kundenseite agiert und das Gesamtbild aus Sicht der Kundenziele und Kontinuität betrachtet.
Der Auftrag kann sich beispielsweise auf eine Cloud-Migration oder die Modernisierung einer Rechenzentrumsumgebung beziehen. Erfahrung aus anderen Umgebungen hilft, Alternativen zu bewerten und gewohnte Arbeitsweisen zu hinterfragen.
Deshalb lohnt es sich, der Perspektive des Spezialisten Raum zu lassen. Wenn die Umsetzungsweise bereits im Detail vorab festgelegt wurde, bleibt ein Teil seiner Erfahrung ungenutzt. Eine andere Lösung kann kostengünstiger, leichter wartbar oder besser auf zukünftige Bedarfe ausgerichtet sein.
4. Nehmen Sie den Interim ins Team auf
Pasi vergleicht den Start eines Interim-Spezialisten mit der Einarbeitung eines neuen Mitarbeiters. Das Auftragsziel, die erforderlichen Hintergrundinformationen und die für die Arbeit wesentlichen Arbeitsweisen müssen gleich zu Beginn durchgegangen werden.
Auch der normale Informationsfluss muss funktionieren. Wenn der Interim außen vor bleibt und Informationen nur sporadisch mit ihm geteilt werden, geht Zeit für die nachträgliche Klärung von Sachverhalten verloren. Wenn er in die für die Aufgabe wesentlichen Gespräche und Meetings einbezogen wird, kommt die Arbeit schneller richtig in Gang. Ebenso sollte der Interim-Spezialist auf dem Laufenden gehalten werden, wenn sich interne Vorgaben, Ziele oder andere Ausgangsdaten während des Auftrags ändern.
Zugleich entstehen bessere Voraussetzungen für Wissenstransfer: Der Interim kann zusätzlich zu seiner Aufgabe das eigene Personal coachen und Lösungen gemeinsam mit denen entwickeln, die nach dem Auftrag weiterarbeiten.
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